L’essentiel en un coup d’œil
Du scan au bon dossier
Numérisez vos documents papier directement vers Teams, SharePoint ou Drive, sans passer par l’e-mail.
Moins de manipulations, plus de contrôle
OCR, impression sécurisée et traçabilité facilitent le traitement des documents et protègent mieux les données.
Le « bureau sans papier », on nous le promet depuis de longues années. Dans les faits ? Les chauffeurs signent toujours des récépissés sur le quai, les contrats sensibles s’annotent encore au stylo et certaines factures arrivent par la poste.
Le papier est toujours là. Simplement, on ne l’utilise plus de la même façon. Le véritable enjeu n’est plus de le supprimer à tout prix, mais de le faire communiquer avec vos outils numériques, de manière fluide et sécurisée.
C’est là qu’intervient l’imprimante multifonction moderne. Elle numérise vers Teams, SharePoint ou votre GED, range le fichier au bon endroit et libère les impressions confidentielles uniquement devant la machine. Votre parc d’impression devient une porte d’entrée comme une autre pour vos documents.
Les fonctionnalités présentées dans cet article varient selon les modèles, les configurations et les licences éventuelles.
Voici les points clés pour faire cohabiter papier et outils numériques au quotidien.
1. Le mythe du 100 % digital : pourquoi le papier résiste
Les flux purement administratifs ont basculé vers le numérique. Le zéro papier reste difficile à atteindre dans de nombreuses entreprises.
Un bon de livraison signé au quai de réception ne se dématérialise pas tout seul. Voici des exemples de situations qui maintiennent le papier en place :
- Logistique et transport : à la réception, la signature au stylo fait souvent foi en cas de litige.
- Confort de lecture : lire un dossier complexe, annoter des plans d’architecte ou réviser un contrat reste plus rapide et confortable sur papier que sur écran.
- Flux externes et justificatifs : pièces d’identité pour les dossiers RH, documents d’ateliers, justificatifs clients, les sources de papier entrant restent variées.
L’enjeu réel : ce qui coûte du temps, c’est le trajet entre la feuille et le bon dossier.
À retenir
Une facture dans un classeur, personne ne la retrouve. Scannée et indexée par le multifonction, elle se retrouve en quelques secondes.
2. Numériser directement vers le cloud
Scanner un document est simple. Le faire arriver au bon endroit l’est moins : beaucoup d’équipes passent encore par la messagerie. Un multifonction professionnel peut au contraire l’envoyer directement dans le cloud, sans passer par un ordinateur.
L’ancien réflexe (Scan to Email)
- Numériser vers sa propre messagerie.
- Ouvrir l’e-mail et télécharger la pièce jointe sur son PC.
- Renommer manuellement le fichier temporaire.
- Redéposer le fichier dans SharePoint ou le dossier partagé.
Le flux cloud direct
- Authentification sur l’écran tactile (badge ou code).
- Sélection directe du dossier cible (ex. « Achats » ou « Factures fournisseurs »).
- Extraction des données et renommage automatique.
- Document synchronisé et partagé pour toute l’équipe, selon les droits d’accès.
Résultat : plus de téléchargement ni de renommage manuel, le fichier est classé dès le dépôt et les droits d’accès de votre cloud s’appliquent immédiatement.
Chaque constructeur a sa propre approche. Voici ce que proposent HP, Brother et Lexmark :
HP Workpath
Personnalisez l’écran de l’imprimante selon vos usages :
- Envoi simplifié : envoyez vos scans vers SharePoint ou Teams en quelques gestes.
- Intelligent Capture : renommage et classement automatiques des documents.
- HP Secure Print : vos impressions ne sortent que lorsque vous vous identifiez, par badge ou smartphone.
Brother Web Connect
Accédez au cloud directement depuis l’écran, sans PC :
- Cloud natif : numérisez directement vers OneDrive, Google Drive, Box ou Dropbox.
- Impression directe : imprimez un fichier stocké dans le cloud depuis l’écran de l’imprimante.
- Zéro intermédiaire : les mêmes fichiers sur toutes vos imprimantes, au siège comme en agence.
Lexmark Cloud et eSF
Pour les flux documentaires volumineux ou complexes :
- Cloud Solutions : connexion directe au cloud, sans serveur d’impression sur site.
- Applications eSF : reconnaissance du texte (OCR) et tri automatique des documents numérisés.
- Print Management : impression sécurisée à la demande (pull printing) par badge sans contact (RFID) ou smartphone.
3. Les fonctions clés pour gagner du temps
Un scan n’est utile que s’il est lisible et prêt à classer, sans retouche. Quatre fonctions évitent de repasser derrière la machine :
OCR et PDF interrogeable
La reconnaissance de caractères intégrée rend vos PDF consultables par mot-clé, et leur texte peut être copié-collé.
Le gain : retrouver un fichier en tapant un mot.
Nettoyage automatique
La page est redressée et recadrée, et les pages blanches sont supprimées, sans réglage manuel.
Le gain : moins de scans à refaire.
Recto-verso en un passage
Un double capteur lit les deux faces d’un coup, sans retourner la feuille, jusqu’à 100 images par minute selon les modèles.
Le gain : des lots numérisés plus vite.
Archivage longue durée (PDF/A)
Conversion au format PDF/A dès la numérisation, avec fichiers allégés et protection par mot de passe.
Le gain : un fichier prêt à être conservé.
À retenir
Un PDF enregistré comme simple image n’est pas interrogeable. Avec l’OCR embarqué, disponible sur de nombreux modèles professionnels, votre logiciel de comptabilité ou votre GED retrouve et exploite plus facilement les montants, les dates et les noms de fournisseurs.
4. Sécurité et conformité : protéger vos données sensibles
Le multifonction est le point faible que l’on oublie souvent en cybersécurité. Il est pourtant connecté en permanence au réseau local et manipule des documents critiques (bulletins de paie, contrats, devis, pièces d’identité) : il mérite le même niveau de protection qu’un serveur ou un ordinateur portable.
Impression sécurisée (Pull Print)
Fini les fiches de paie oubliées dans le bac de sortie, à la vue de tous.
- 🔹 Badge RFID ou code PIN : l’impression ne part que lorsque vous êtes devant la machine.
- 🔹 Purge automatique : les travaux non libérés dans un délai défini sont supprimés de la file d’attente.
Chiffrement et effacement des données
Un fichier intercepté ou un disque récupéré ne doit pas pouvoir être lu.
- 🔹 Chiffrement des flux et du disque (TLS 1.3 / AES-256) : les échanges entre poste, multifonction et cloud, ainsi que les données stockées, sont protégés, selon les modèles.
- 🔹 Effacement sécurisé : la mémoire et les fichiers temporaires sont écrasés après chaque tâche.
Protection au démarrage et contrôle des accès
Le firmware est vérifié au démarrage, et les fonctions peuvent être limitées selon le profil.
- 🔹 HP Wolf Security : détection des intrusions et vérification de l’intégrité du firmware, avec restauration automatique en cas d’altération (HP Sure Start).
- 🔹 Brother Secure Function Lock : fonctions limitées par utilisateur (couleur ou scan bloqués selon le profil).
RGPD : un enjeu de conformité
Un multifonction sans restriction d’accès expose l’entreprise à des risques de fuite de données personnelles (RH, finances, fiches clients). L’authentification individuelle, la traçabilité des numérisations et l’historique des accès permettent de savoir qui a numérisé ou imprimé quoi, et donc de limiter les risques.
Pour aller plus loin, consultez les ressources de la CNIL et de l’ANSSI.
5. Imprimer moins, mais imprimer mieux
Le papier garde sa place quand il sert vraiment : un contrat à signer, un devis remis en main propre, un dossier de présentation pour un rendez-vous client, une synthèse à annoter en réunion.
01
Stop aux impressions inutiles
Une page imprimée puis jamais récupérée, c’est du papier, du toner et de l’énergie gaspillés. Quelques règles simples limitent ce gaspillage :
- 🔹 Paramétrage par défaut : noir et blanc et recto-verso pour les documents administratifs courants.
- 🔹 Suivi par service : repérez qui imprime quoi pour ajuster les règles et les volumes.
02
Quand on imprime, on soigne le rendu
Un document remis à un client ou à un partenaire se juge aussi sur sa qualité d’impression :
- 🔹 Qualité d’impression : graphiques précis, contrastes élevés et couleurs fidèles à votre charte graphique.
- 🔹 Polyvalence des supports : grammages épais, papier recyclé, enveloppes et étiquettes, selon les modèles.
03
Des consommables et technologies plus sobres
Certains choix de matériel réduisent à la fois le coût et l’impact de l’impression :
- 🔹 Toners et cartouches haute capacité (XL ou XXL) : plus d’autonomie, un coût à la page réduit et moins de remplacements.
- 🔹 Toners HP TerraJet : une technologie conçue pour réduire la consommation d’énergie, disponible sur certains modèles HP.
Par où commencer ?
En combinant règles d’impression par défaut, matériel économe et numérisation directement vers le cloud, les entreprises réduisent leurs impressions superflues tout en améliorant la qualité de leurs documents.
6. Diagnostic express : votre matériel est-il adapté ?
Télétravail hybride, factures à numériser, exigences de sécurité renforcées… Votre parc d’impression a-t-il suivi ? Un petit test pour le savoir :
Cochez les situations que vous rencontrez régulièrement :
2 cases cochées ou plus ?
Votre matériel freine sans doute vos équipes plus qu'il ne les aide. Un audit rapide permet souvent de réduire la facture globale en simplifiant le quotidien des utilisateurs.
Quelle imprimante multifonction pour vos documents ?
Numérisation directe vers le cloud, écran personnalisable, gros volumes de documents : chaque constructeur a ses points forts.
Dites-nous comment circulent vos documents : nous vous aiderons à choisir.